定時株主総会で取締役全員が任期満了だったのにその選任を懈怠し、後日の株主総会で後任者を選任した場合、後任者が就任した時点で権利義務は解消されますが、その登記をするのに、退任を証する書面が必要となります。権利義務取締役の退任の事実及び退任日を特定しないといけないからですね。
ただし、後任者を選任した株主総会議事録の選任議案のところに次のような記載をしておくことで、その議事録を退任を証する書面として兼ねることができます。
↓
取締役全員が令和4年○月31日終了の事業年度にかかる定時株主総会（開催日：令和4年○月31日）の終結をもって任期満了退任したので～
又は末尾に
なお、当会社取締役全員の任期が、定款の規定により令和4年○月31日終了の事業年度にかかる定時株主総会（開催日：令和4年○月31日）の終結をもって任期満了となっており、以降取締役としての権利義務を有していたが、本議案の承認可決により、当該権利義務は解消された。
議事録の記載内容によって添付書類が左右されることがあるので、できる限りの詳細な記載をした方が良いですね！
司法書士 山森貴幸