定款変更して取締役任期を短縮した場合、在任取締役の任期も短縮されます（平18.3.31民商782号通達）。そして、定款変更時点で既に任期が満了している場合は、在任取締役は定款変更時に退任することとなり、この場合、任期満了による退任と解して差し支えないとされています（実務相談3･104ページ）。
議事録の記載としては、第1号議案で定款変更決議が可決され、第2号議案で取締役の改選決議が可決された場合、
議長は、第1号議案が可決され、取締役の任期に関する定めが、「取締役の任期は、選任後10年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時株主総会の終結の時までとする。」から「取締役の任期は、選任後2年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時株主総会の終結の時までとする。」に変更されたことに伴い、当該定款変更時に取締役 ○○ が任期満了となっているため、取締役の改選の必要がある旨を述べ、その選任方法を議場に諮った。出席株主の中より議長の指名に一任したい旨の発言があり、その賛否を諮ったところ、一同これに賛成した。議長は、次の者を後任者として指名し、その承認を求めたところ、満場一致をもってこれを承認した。よって、議長は、次のとおり選任することに可決された旨を宣した。
というような形になります。
司法書士 山森貴幸